Nevím, jak jste na tom Vy, ale já jsem dříve ve psaní emailů opravdu tápal a musel jsem projít i takovým menším školením od svého bývalého šéfa, který mi mimojiné ukázal jednu důležitou věc — styl jakým email píšete vás prezentuje. Pokud dokážete napsat krásný email, a opravdu zde schválně využívám přídavného jména krásný, protože nejde o to napsat email jen spávně (po gramatické i typogafické stránce), ale také o to aby byl email krásně napsaný, protože to zapůsobí na každého a věřte, že to má pozitivní účinky na následné jednání atd. Ukážu Vám tedy pár pravidel, jak napsat tento krásný email:
1. Pozdrav je nejdůležitější část, jedná se o první dojem Když píšete email klientovi, nemůžete zapomenout na pozdrav a oslovení, protože to prostě nepůsobí profesionálně a také to není zrovna moc zdvořilé. To samé platí v případě že píšeme email našemu dodavateli. Vzhledem k tomu, že nám dodavatel (zboží, nebo nějakých služeb — webové, právní atd.) poskytuje službu, měli bychom sním také takovým způsobem jednat. Zajisté, v tuzemsku je zažitý takový, s dovolením, obrovský nešvar, který způsobuje to, že si klient, který platí za služby, myslí, že je všemocný. Jednoduše bychom to mohli zformulovat jako — náš zákazník náš pán. Je pravda, že klient sice platí za službu jistou sumu peněz, ale nemůže si diktovat pečené holuby do huby, protože to prostě nelze. Tímto chci říci, že zákazník/klient by si měl uvědomit jednu věc, pokud bude s dodavatelem jednat úctou, tak bude onen dodavatel pracovat s větší chutí a výsledná práce bude s největší pravděpodobností ve větší kvalitě a nesmíme opominout ani to, že by takovýto milý klient mohl dostat prakticky i slevu, protože dodavatel, který je zpruzelý ze všech těch "nevděčníků" bude tohto zákazníka milovat. Nezapomeňte netykat, pokud jste si nepotykali na schůzce. Raději vykejte pokud si nejste jistí. A rozhodně se vyvarujte slovení jako: Ahoj týme ... atd. Je to velmi kontraproduktivní.
2. Ve stručnosti je síla, ale zdvořile Potom co zvládneme pozdrav a oslovení se pustíme do toho co vlastně od příjemce emailu očekáváme, požadujeme a nebo prostě jednoduše chceme. Nejlepší je psát stručně. Kdybychom zabíhali do velkých podrobností, tak s největší pravděpodobnosti dojde k nepochopení ze strany příjemce emailu a tato situace je velmi nepříjemná, protože příjemce musí žádat o vysvětlení a my budeme muset napsat další email, ve kterém budeme vysvětlovat ten minulý. Připravíme se tedy o čas a zároveň první dojem nebude ideální. Druhou a neméně důležitou části této části emailu je zdvořilost. Pokud se Vám povede napsat email, tak aby nevytvářel dojem požadavků, ale přání bude lépe působit na příjemce a nebude se cítit jako malé dítě ve škole. Pro ilustraci uvedu příklad. Chceme od příjemce, který je náš copywriter, aby editoval obsah úvodní stránky našeho webu. Máme dvě možnosti (vynechám pozdrav a oslovení): a) Změňte text na úvodní stránce z "Morčata stále v prodeji" na "Očekáváme nová mláďata, sledujte nás na facebooku". b) Mohl bych Vás prosím požádat o změnu textu na úvodní stránce v sekci aktuality z "Morčata stále v prodeji" na "Očekáváme nová mláďata, sledujte nás na facebooku"? Když napíšete žádost a né rozkaz, bude jednání s Vámi hned příjemnější a spolupráce bude mnohem lepší.
3. Závěr, důležitá součást V poslední době pozoruji trend, ve kterém se vytrácí důraz na rozloučení a podpis v emailu. Upozorňuji, že tento trend je naprosto špatný a je velmi důležité dbát na závěr emailu. Někteří jedinci úplně tuto část vypouští, nevím jestli záměrně a nebo si jen neuvědomují důležitost této části. Pokud někoho o něco žádáte, tak bych doporučoval před rozloučení a podpis přidat ještě část, která děkuje za čas, který bude příjemce emailu věnovat vyřízení naší žádosti. Například — předem děkuji za kladné vyřízení mé žádosti, v krajím případě by mohlo stači i prosté děkuji. A na úplný závěr příjde například:
- S pozdravem,
- Naše Jméno. Toto je samozřejmě jen strohá forma, které ale ve většině případů bude naprosto stačit, ale můžete modifikovat dle libosti. Za jméno by například mohla přijít ještě pozice ve firmě, kterou zastupujete, telefonní číslo atd.
4. Předmět, tvořme na závěr Předmět je velice důležitá součást každého emailu, protože zaprvé identifikuje email a příjemce ví o co se v něm jedná, aniž by ho musel otevřít. Pokud, ale nenapíšete předmět správně, tak bude jen matoucí součástí. Záměrně jsem zařadil tvorbu předmětu až na závěr psaní emailu, protože potom co zformujeme celý email, tak dokážeme snáze určit o čem přesně náše zpráva je a proto pro nás bude i mnohem jednodušší vymyslet srozumitelný předmět pro náš email. Pokuste se udržet předmět v rozsahu 1 až maximálně 3 slov. Na předmět nikdy nezapomínejte, protože bez něj může email jednoduše skončit ve spamu!
Přílohy Takovou bonusovou přílohou tohoto návodu jsou přílohy. Nejprve bych uvedl takovu nemilou situaci, která se neustále objevuje v souvislosti s přidáváním příloh k emailu. Pokud někomu zasíláte podklady přes email, je důležité si uvědomit, že bychom měli poslat v jednom emailu! Toto je velmi důležité mít na paměti, není to tak neobvyklé, aby mi někdo poslal podklady pro web rozdělené v několika desítkách emailů a pro mou orientaci v těchto podkladech je to naprosto příšerné. Nevím, jak by se líbilo protistraně, kdybych zaslal návrh webu rozdělený do pěti emailů. Jde tu o to, že příloha souvisí s textem v emailu a měla by být tedy u něj. Nezapomínejme ani to, že je někdy lepší využít služeb nějakého cloudového uložiště, kam soubory nejdříve nahrajema a až poté zašleme odkaz na tato data v emailu.
Piště krásné emaily, stojí to za to!